Cómo Ramp redujo el gasto en herramientas en más del 70 % y amplió la IA a toda la empresa

Ramp es una de las empresas que crece más rápido de toda la historia. En sus inicios, la empresa apostó por la filosofía "trabaja como quieras". Pero cuando muy pronto superaron los 1 000 empleados, esta flexibilidad empezó a generar fricciones inesperadas: a los equipos les costaba colaborar de forma eficaz, los conocimientos quedaron aislados en silos y resultaba casi imposible implementar la IA en sistemas desconectados. Además de generar ineficiencias, la creciente complejidad le impedía a Ramp aprovechar su recurso más importante: los conocimientos compartidos de su gente.

Muy pronto, Notion se perfiló como una solución sencilla para la proliferación de software en la empresa. Al unificar el panorama de herramientas dispersas, desde gestión de proyectos y hojas de ruta a documentación y bases de conocimientos, Ramp logró empoderar a sus equipos para que fueran más productivos y, a su vez, consiguió que todo el personal estuviera en sintonía. Con una IA integrada, todos podían dedicar menos atención a buscar información y más a impulsar trabajo colaborativo que tuviera sentido.

Después de evaluar varias plataformas, Ramp descubrió que lo que diferenciaba a Notion de las demás, es que podía rediseñar la totalidad de su entorno de trabajo. La combinación de flujos de trabajo personalizables, colaboración en tiempo real y una integración perfecta con las herramientas existentes mediante una IA potente era justo lo que Ramp necesitaba para acabar con la fragmentación que amenazaba con frenar su crecimiento.

En apenas unos meses, Notion se convirtió en el sistema operativo de Ramp. Muchos equipos, desde Producto hasta Marketing, migraron de soluciones específicas a Notion y otros equipos están a punto de hacer lo mismo. Ahora todos los conocimientos organizacionales fluyen a través de un solo centro conectado. Mientras, la IA ya forma parte íntegra del trabajo diario de cada miembro del equipo:

• Búsqueda Enterprise que no solo brinda resultados, sino también respuestas: la IA de Notion busca entre todos los conocimientos y documentos de proyectos de la empresa e incluso en herramientas conectadas como Slack y GitHub y tarda segundos en sacar información pertinente.

• Trabajo asistido por IA con contexto: Los equipos redactan documentación, resúmenes de reuniones y novedades sobre proyectos, directamente en el lugar donde trabajan y con todo sus conocimientos organizacionales. De esta manera, se reduce el gasto generado por tareas manuales.

• Procesamiento automatizado de opiniones y comentarios de los clientes: El equipo de Operaciones de producto trabaja de manera estrecha con los equipos que están en contacto con los clientes que usan Notion para recopilar, etiquetar y vincular las opiniones de los clientes directamente con las hojas de ruta de producto. Así contribuyen a una iteración más rápida y un ajuste más adecuado a las necesidades de los clientes.

Ramp ya registró mejoras significativas a nivel operativo y un efecto positivo en su balance. Al eliminar licencias de software innecesarios y centralizar el trabajo en una sola herramienta, la empresa logra ahorrar cientos de miles de dólares al año. Los gastos en herramientas de productividad por empleado se redujeron más de un 70 % en comparación con el stack de herramientas anterior.

Los beneficios van mucho más allá de las ganancias financieras. Con el espacio de trabajo con IA de Notion, ahora los empleados tardan hasta un 60 % menos en encontrar información y algunos equipos señalan que completan los proyectos tres veces más rápido. Cada departamento descubrió maneras más eficientes de trabajar:

• Productos y desarrollo optimizó la gestión de hojas de ruta y los flujos de trabajo de feedback mediante actualizaciones de estado por IA y seguimiento de solicitudes de funciones. El equipo directivo tiene acceso total a la información sobre próximos lanzamientos con automatizaciones que les avisan sobre cambios en el cronograma.

• Marketing y ventas unificó la planificación de lanzamientos y capacitación de ventas y aprovecha la IA para contestar preguntas al instante sobre temas que van desde el análisis de campañas a resúmenes de llamadas con clientes.

• TI y compras incrementó la seguridad y la escalabilidad a través de la gestión centralizada del espacio de trabajo, de los procesos de documentación y de incorporación de personal.

La transformación de Ramp no fue un éxito excepcional: fue el resultado de un estrecha alianza y una clara visión sobre cómo trabajar de forma distinta. Los equipos de éxito del cliente y de soporte de Notion brindaron orientación detallada para la implementación, organizaron sesiones de capacitación exhaustivas y siguen colaborando de forma estrecha con el equipo de Ramp. La historia de éxito de Ramp demuestra que el camino hacia un espacio de trabajo verdaderamente conectado que funciona con IA no solo consiste en implementar nuevas herramientas; se trata de reinventar la manera de alcanzar una colaboración perfecta entre equipos.