Playbook da Puzzle para o Notion: Oito dicas para fazer as startups economizarem mais de 8 horas de trabalho por semana

No mundo das startups, se fala muito em como encontrar o ajuste perfeito do produto ao mercado. Mas também precisamos falar sobre o ajuste produto-empresa, ou seja, como encontrar os produtos certos que impulsionam o trabalho diário da sua empresa.

Quando começamos com a Puzzle, nossa missão era clara: criar um sistema de inteligência financeira que ajudasse fundadores de empresas a tomar melhores decisões de negócios. Como empreendedor em série cujas empresas já captaram mais de US$ 1 bilhão em investimentos de capital, sou testemunha em primeira mão de como a infraestrutura operacional correta pode determinar o sucesso de uma empresa. Era exatamente disso que precisávamos na Puzzle para dar suporte ao nosso rápido crescimento, e foi que encontramos com o Notion.

O Notion não é apenas mais um aplicativo no stack de tecnologia da Puzzle, ele é o nosso sistema nervoso central. É onde as ideias ganham vida, os processos tomam forma e as equipes colaboram descomplicadamente. Desenvolvemos oito estratégias principais para nos ajudar a aproveitar todo o poder do Notion. Essas diretrizes nos pouparam inúmeras horas de trabalho redundante e transformaram o Notion de uma simples ferramenta para se tornar a base de nossas operações.

Seja você fundador de uma startup ou líder de uma equipe que busca otimizar suas operações, veja como fazer do Notion a força motriz do crescimento e do sucesso da sua empresa:

Na Puzzle, vivemos de acordo com o clássico ditado "se não está escrito, não aconteceu". No nosso caso, se não estiver no Notion, não existe.

Nosso espaço de trabalho no Notion se tornou nossa Fonte Única da Verdade (SSOT): um centro de conhecimento integrado onde nosso conhecimento institucional cresce e evolui com a nossa empresa. Tudo está conectado, desde as informações básicas da empresa (como políticas e procedimentos) até as iniciativas estratégicas (incluindo OKRs de toda a empresa e metas de equipe) e o ritmo diário do trabalho que acontece em ferramentas especializadas como o Linear. Todos os documentos, arquivos de projeto, dashboards de dados, atualizações de projetos e conversas importantes de ferramentas conectadas, como o Slack, tornam-se parte da nossa inteligência coletiva.

Ao tornar o Notion nosso principal espaço de trabalho, tornamos o conhecimento corporativo mais fácil de ser descoberto por meio de uma organização intuitiva e criamos um ambiente em que as informações fluem naturalmente entre as equipes. Essa configuração economiza o tempo de todos e promove uma melhor colaboração. Quando tudo está em uma fonte central de verdade(ou, pelo menos, conectado por meio de integrações), os membros da equipe podem compartilhar mais facilmente o conhecimento e aprender uns com os outros. Você pode usar as ferramentas de importação do Notion para migrar seu conteúdo existente de ferramentas antigas, permitindo eliminá-las gradualmente e criar um stack de tecnologia mais consolidado e conectado com o Notion como seu SSOT.

Para estabelecer o Notion como seu SSOT, você precisa lançar uma comunicação clara e intencional. Isso pode ser um anúncio para toda a empresa em uma reunião geral ou por meio de uma diretriz documentada no seu guia de "Como trabalhamos". Essa etapa fundamental prepara o terreno para a implementação bem-sucedida dos princípios restantes que exploraremos, cada um dos quais reforça o papel do Notion como o sistema nervoso central de sua empresa.

Usamos o Notion para criar uma experiência perfeita desde a primeira entrevista de candidatos até a jornada completa de integração. Essa abordagem, além de agilizar os processos de pessoal, também introduz os novos contratados na nossa cultura de documentação e compartilhamento de conhecimento desde o primeiro dia.

O uso do Notion para a integração serve a um duplo propósito: cria uma experiência consistente para os novos contratados e, ao mesmo tempo, incentiva as equipes a documentar seus processos e conhecimentos essenciais. À medida que as equipes preparam os materiais de integração, elas naturalmente constroem e refinam sua documentação, criando uma base de conhecimento institucional que é coletivamente revisada ao longo do tempo.

• Crie modelos no seu espaço de trabalho para tudo, desde descrições de cargos até scorecards de entrevistas, para garantir a consistência e economizar tempo

• Checklists interativas de onboarding ajudam os novos contratados a acompanhar seu progresso e a se sentirem responsáveis pela sua jornada

• Facilitar a integração no Notion permite que os colaboradores encontrem informações de forma independente e usem a IA do Notion para tirar dúvidas antes de entrar em contato com os colegas de equipe

• As configurações de permissão permitem o acesso gradual a informações confidenciais à medida que os colaboradores avançam no processo de onboarding

Na Puzzle, fizemos da comunicação assíncrona a base de nosso trabalho conjunto, transformando as páginas do Notion em espaços dinâmicos de discussão onde as decisões são tomadas. Nossas equipes documentam decisões, compartilham atualizações e resolvem problemas sem agendar reuniões intermináveis, uma prática que é especialmente valiosa para nossa equipe distribuída. Essa abordagem reduziu drasticamente nossa carga de reuniões e, ao mesmo tempo, melhorou a qualidade de nossas discussões e decisões.

• Crie espaços estruturados com modelos para diferentes tipos de documentação (propostas, decisões, atualizações)

• Defina protocolos de documentação claros. Especifique quando usar comentários em vez de novas páginas, como marcar os envolvidos relevantes e os tempos de resposta esperados.

• Implemente um ciclo de revisão regular para manter a documentação atualizada e relevante

• Use os comentários e @menções do Notion estrategicamente para envolver os colegas de equipe e manter as discussões focadas

• Aproveite as automações para notificar as equipes no Slack e por e-mail quando forem feitas atualizações importantes

Os espaços de equipe no Notion fornecem uma arquitetura de informações elegante que equilibra o conhecimento especializado da equipe com a visibilidade multifuncional. Cada função mantém seu próprio espaço dedicado para o conteúdo específico da equipe e, ao mesmo tempo, facilita a descoberta de informações relevantes por outras pessoas. Essa estrutura garante que as equipes possam organizar seus conhecimentos especializados de forma eficaz, sem criar barreiras à colaboração.

Por exemplo, nosso espaço de equipe de engenharia contém documentação técnica detalhada, organizada para uso diário dos engenheiros, mas que permanece acessível quando os gerentes de produto precisam de contexto arquitetônico. Da mesma forma, nosso espaço de equipe de vendas organiza as percepções dos clientes e o feedback do mercado de uma forma que funcione para a equipe de vendas e, ao mesmo tempo, torne essas valiosas percepções detectáveis para as decisões sobre o produto.

• Modelos específicos da equipe que são adaptados aos fluxos de trabalho recorrentes e à documentação da equipe

• Visualizações de banco de dados dos participantes para apresentar informações de forma que funcionem não apenas para essa equipe, mas também para seus parceiros multifuncionais mais próximos

• Proprietários de páginas, datas de validade e verificaçõespara as informações mais importantes, para garantir a atualização do conteúdo de qualidade em que todos podem confiar

• Mantenha a documentação o mais aberta possível, usando permissões granulares no nível da página e do banco de dados para equilibrar a transparência com a privacidade necessária

Uma cultura de documentação não é apenas um princípio, é um capacidade que toda startup precisa desenvolver. A criação de uma cultura de documentação sólida requer diretrizes claras e hábitos práticos que as equipes possam seguir diariamente para que se tornem uma segunda natureza.

• Comece aos poucos: comece com anotações básicas de reuniões e registros de decisões e depois expanda gradualmente para uma documentação mais complexa à medida que as equipes criam o hábito

• Faça disso uma rotina: Crie pontos de controle de documentação nos fluxos de trabalho existentes, como exigir propostas por escrito antes das reuniões e capturar as principais decisões depois

• Mantenha tudo atualizado: Programe sessões de revisão periódicas em que as equipes atualizem e aprimorem a documentação mais usada

• Comemore os bons documentos: Destaque exemplos de documentação eficaz durante as reuniões da equipe e reconheça os colaboradores que ajudam os outros a aprender

Embora todas as equipes da Puzzle comecem com a mesma configuração básica da Notion, o que realmente faz a diferença é que cada equipe pode ajustar o modo de usá-la para atender às suas necessidades específicas. Toda startup sabe que os processos e sistemas evoluem naturalmente com o tempo, e é por isso que é crucial usar ferramentas que possam se adaptar e escalar junto com sua empresa em crescimento. A flexibilidade do Notion torna isso possível, permitindo que as equipes refinem continuamente seus fluxos de trabalho à medida que suas necessidades evoluem.

Por exemplo, uma equipe de engenharia pode começar com um simples rastreamento de tarefas antes de desenvolver um sistema completo de planejamento de sprint, enquanto uma equipe de marketing pode passar do planejamento básico de campanhas para calendários de conteúdo abrangentes e rastreamento de análises. Essa progressão natural permite que cada equipe crie o espaço de trabalho perfeito para suas necessidades e, ao mesmo tempo, permaneça conectada ao panorama geral.

• Comece de forma simples e repita com frequência: Comece com fluxos de trabalho básicos que as equipes possam testar e refinar com o tempo, à medida que descobrem o que funciona

• Mantenha as proteções: Use um conjunto padrão de propriedades e modelos de banco de dados para garantir a consistência e, ao mesmo tempo, dar liberdade às equipes para personalizar suas visualizações e processos

• Conecte os fluxos de trabalho da equipe: Aproveite as relações e os rollups para vincular o trabalho entre as equipes e, ao mesmo tempo, preservar o modo de trabalho preferido de cada equipe

Nossa equipe de mais de 50 colaboradores transformou a forma como trabalham ao integrar a Notion AI aos seus fluxos de trabalho diários. No início, as equipes usavam a IA principalmente para encontrar respostas rapidamente, fazendo perguntas sobre informações espalhadas pelo nosso espaço de trabalho, desde especificações de produtos a notas de reuniões e feedback de clientes. Com dez minutos economizados por consulta e uma média de cinco consultas por pessoa por dia, são 50 minutos economizados diariamente. Isso representa mais de vinte e uma horas por semana para toda a empresa!

Agora, expandimos a forma como aproveitamos o Notion AI em diferentes aspectos do nosso trabalho, usando-o como um assistente inteligente e uma poderosa ferramenta de automação:

• Encontre instantaneamente respostas para perguntas complexas fazendo com que a IA analise informações em ferramentas e bancos de dados conectados

• Transforme anotações de reuniões em planos de projeto acionáveis, extraindo automaticamente as principais decisões e categorizando as próximas etapas

• Personalize a documentação técnica para diferentes públicos. Basta um clique para converter as especificações de engenharia em visões gerais de vendas

• Extraia insights sobre produtos solicitando à IA que identifique padrões nas conversas com clientes e nas solicitações de recursos

• Crie relatórios de análise competitiva fazendo com que a IA sintetize a pesquisa de mercado interna e o feedback do cliente

Assim como a documentação e os fluxos de trabalho da sua equipe vivem no Notion como conhecimento organizacional compartilhado, entender quem está fazendo o quê e quando é uma inteligência coletiva igualmente vital. Nosso sistema de gerenciamento de tarefas no Notion conecta o trabalho individual às prioridades de toda a empresa, dando às equipes um contexto claro e, ao mesmo tempo, proporcionando à liderança visibilidade do progresso. Ao vincular as tarefas às iniciativas estratégicas, monitorar as pontuações de impacto e automatizar as notificações, criamos um sistema que ajuda todos a entender como seu trabalho contribui para as metas maiores.

• Os recursos de referência cruzada conectam as tarefas a documentos, reuniões e projetos relevantes, com contexto incorporado junto com o trabalho, criando uma rica rede de conhecimento.

• As visualizações flexíveis permitem que cada membro da equipe organize as tarefas à sua maneira, mantendo uma única fonte de verdade

• As fórmulas personalizadas podem calcular automaticamente a prioridade com base em vários fatores, como urgência, esforço e valor estratégico

• As relações entre os bancos de dados de tarefas ajudam a revelar as dependências e permitem o planejamento de recursos entre as equipes

À medida que sua startup cresce, ter uma fonte única da verdade torna-se cada vez mais essencial para manter o alinhamento, preservar o conhecimento institucional e permitir a rápida tomada de decisões. O que compartilhei aqui representa anos de refinamento como fundador e enquanto parte da equipe da Puzzle, resultando em melhorias mensuráveis na eficiência da equipe, redução do volume de reuniões e tempos de integração mais rápidos.

Se você gostou do que eu compartilhei aqui, mas tudo parece um pouco desafiador, meu conselho é simples: comece aos poucos, mas comece já. Escolha apenas uma área, talvez documentação de reuniões ou guias de integração, e desenvolva a partir daí.

O futuro do trabalho é transparente, conectado e cada vez mais assíncrono. Ao criar o sistema operacional da sua empresa no Notion, você não estará apenas resolvendo desafios organizacionais imediatos. Além disso, você está criando uma vantagem competitiva que será ampliada com o seu sucesso e se acumulará ao longo do tempo.

As startups têm seis meses gratuitos com acesso ilimitado à IA. Crie o sistema operacional da sua empresa no Notion com todos os recursos premium de que você precisa para escalar com eficiência.

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