Visualizações, filtros, classificações e grupos

Há seis maneiras diferentes de visualizar um conteúdo dentro de uma base de dados. Aqui vai uma descrição rápida de cada um desses layouts:

• Tabela: tabelas permitem visualizar as página de bases de dados como linhas, com cada propriedade representada por uma coluna.

• Quadro: essa visualização agrupa os itens por propriedade. Por exemplo, você pode usá-la como um Quadro Kanban para mover tarefas de um status para outro, à medida que avança nelas.

• Cronograma: use sua base de dados para registrar marcos do projeto em um cronograma. Assim, você pode acompanhar as realizações e entender o tempo necessário para a conclusão.

• Calendário: a visualização de calendário exibe os itens de acordo com sua propriedade de Data.

• Lista: listas proporcionam um layout mais clean e minimalista aos seus itens da base de dados.

• Galeria: essa visualização é útil para destacar imagens. Você também pode editar a galeria para mostrar imagens contidas na propriedade Arquivos e mídia. Do contrário, a galeria mostrará qualquer conteúdo contido na página da base de dados.

• Gráfico: essa visualização mostra os itens da base de dados em um gráfico de barra, linha ou rosca, para que você possa analisar e gerar relatórios sobre os dados com facilidade.

Você também pode criar, compartilhar e coletar informações usando formulários, que estão conectados a bancos de dados.

Novas bases de dados são criados como tabelas. Depois disso, você pode criar uma nova visualização selecionando + ao lado do nome da base de dados ou das visualizações de bases de dados existentes. Dependendo do tamanho da tela, talvez seja necessário clicar no nome da visualização atual e selecionar Nova visualização.

No menu exibido, selecione um tipo de visualização. Em seguida, dê um nome à sua visualização. Você pode clicar nas visualizações para ver os dados de diferentes maneiras.

Você pode reorganizar suas visualizações arrastando-as. Se você tiver muitas visualizações, pode selecionar mais {#}... ao lado de suas visualizações para fazer isso.

Na barra lateral, as visualizações aparecem como itens aninhados dentro de qualquer base de dados de página inteira. As visualizações podem ser identificadas por terem um • à esquerda. Clique em qualquer visualização na barra lateral para ativá-la.

Em uma determinada visualização, clique em seu nome para renomeá-la, duplicá-la, excluí-la, copiar seu link ou editar seus componentes. Também é possível editar os componentes de visualizações clicando no menu de edição no canto superior direito da base de dados.

O menu de edição tem uma seção chamada Configurações da visualização. Este menu contém as seguintes opções:

• Layout: escolha como deseja que sua base de dados seja visualmente organizada.

• Visibilidade da propriedade: mostre ou oculte as propriedades da base de dados para cada visualização.

• Filtros: adicione critérios com base nos valores das propriedades para exibir ou ocultar dados.

• Ordenação: classifique por uma propriedade para alterar a ordem em que as páginas são exibidas.

• Grupo: agrupe os dados pelos valores que constam de uma propriedade.

• Subgrupo: crie uma segunda camada de agrupamento dentro dos grupos existentes. Por exemplo, os grupos por status também podem ser subagrupados por prioridade.

• Copiar link para visualização: obtenha um link direto para a visualização específica da base de dados em que você está.

Encontre mais informações sobre filtros, classificações e grupos abaixo.

Dentro de cada visualização, é possível escolher como as páginas da base de dados serão abertas. Há três opções:

• Visualização lateral: abre as páginas à direita da base de dados. Ainda será possível interagir com o restante da visualização da base de dados à esquerda.

• Visualização central: abre as páginas no centro da tela, em modo de Foco.

• Página inteira: abre diretamente as páginas inteiras.

Para alterar a forma como as páginas são abertas em uma visualização específica:

1. Abra o menu de configurações na parte superior da base de dados.

   

2. Selecione Layout.

3. Abra o menu ao lado de Abrir páginas em e selecione uma das opções.

Com o Notion, é bem simples filtrar uma base de dados para que ela exiba apenas aqueles itens que se encaixam nos critérios pré-selecionados. Esses filtros podem ser simples ou complexos: você decide!

Siga as etapas abaixo para filtrar as entradas de uma visualização:

1. Abra o menu de configurações na parte superior da base de dados.

   

2. No menu exibido, selecione Filtro em Configurações de visualização.

3. Escolha a propriedade que você gostaria de usar para filtrar.

4. Você pode optar por Salvar para todos se quiser que o filtro seja aplicado a todos na visualização da base de dados. Se você quiser que o filtro seja aplicado apenas a você, não selecione esta opção.

É possível criar visualizações mais específicas de uma base de dados e combinar operadores lógicos E e OU usando grupos de filtros. É possível aninhá-los em até três níveis. Veja como:

1. Abra o menu de configurações na parte superior da base de dados.

2. No menu exibido, selecione Filtro em Configurações de visualização → Adicionar filtro avançado.

3. No menu que aparece, escolha as propriedades que você gostaria de filtrar e personalize a lógica E e OU do filtro avançado.

Para excluir um filtro:

1. Abra o menu de configurações na parte superior da base de dados.

2. No menu exibido, selecione Filtro em Configurações de visualização.

3. Abra o filtro que deseja excluir e, no menu exibido, selecione ••• → Excluir filtro.

É possível classificar uma base de dados para que os itens sejam exibidos de acordo com as propriedades em ordem crescente ou decrescente. Por exemplo: é possível ordenar as páginas de uma base de dados de acordo com prioridade, data da última edição ou até mesmo em ordem alfabética.

Para ordenar sua base de dados:

1. Abra o menu de configurações na parte superior da base de dados.

   

2. No menu exibido, selecione Ordenar em Configurações de visualização.

3. Escolha a propriedade que você gostaria de usar para ordenar.

4. Você pode optar por Salvar para todos se quiser que a ordenação seja aplicada a todos na visualização da base de dados. Se você quiser que a ordenação seja aplicada apenas a você, não selecione esta opção.

5. Altere a ordem das várias classificações arrastando-as para cima ou para baixo usando o ícone ⋮⋮.

Para excluir uma ordenação:

1. Abra o menu de configurações na parte superior da base de dados.

2. No menu exibido, selecione Ordenar em Configurações de visualização.

3. Selecione X ao lado do critério de ordenação que você deseja remover.

Você pode agrupar sua base de dados por diferentes propriedades na sua tabela para visualizá-las de diferentes maneiras. Confira o passo a passo:

1. Abra o menu de configurações na parte superior da base de dados.

   

2. No menu exibido, selecione Agrupar em Configurações de visualização.

3. Escolha a propriedade que você gostaria de usar para agrupar.

A base de dados agora agrupará os valores dessa propriedade. Você pode acessar o menu de edição e selecionar Agrupar por:

• Oculte ou exiba grupos selecionando o ícone 👁️ ao lado deles.

• Ordene seus grupos manualmente ou pelas opções fornecidas (alfabética, ascendente e outras).

• Ocultar grupos vazios.

Para desativar o agrupamento:

1. Abra o menu de configurações na parte superior da base de dados.

2. No menu exibido, selecione Agrupar em Configurações de visualização.

3. Selecione Remover agrupamento.

As bases de dados com pelo menos três páginas também podem ser buscadas para facilitar a análise das informações neles contidas. Para buscar uma base de dados, selecione 🔍 na parte superior da base de dados e insira uma consulta. Conforme você digita, a base de dados mostrará apenas as páginas que correspondem à sua consulta. A pesquisa na base de dados analisa os títulos e as propriedades das páginas da base de dados.

Se você tem uma base de dados grande, provavelmente é tedioso alternar entre as propriedades para comparar seus dados.

Em vez disso, você pode congelar uma coluna, o que fará com que ela permaneça visível no lado esquerdo, independentemente de onde você rolar na base de dados.

1. Para congelar uma coluna, clique no nome da coluna e clique em Congelar até a coluna.

2. Para descongelar uma coluna, clique no nome da coluna e clique em Descongelar coluna.